four Life Group

PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

株式会社フォアライフ・シティ(以下、「当社」という。)は、お客様のプライバシーを尊重し、お客様の個人情報を大切に保護する事を責務と考えております。お客様の個人情報は、個人情報保護法に関する法令及び関係規範を遵守し、以下の方針により個人情報の保護を行っております。また、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業員が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

1.当社は、個人情報保護の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。そのため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム−要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。(注)

2.当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。それには特定されて利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びその他の措置を講じることを含みます。

3.当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取り扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

4.当社は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供する事はありません。また、外国にある第三者への個人情報の提供及び再委託を致しません。

5.当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報の漏洩、滅失または棄損の防止及び是正に努めます。

6.当社は、現在、第三者に提供する匿名加⼯情報の取扱いは致しません。

7.当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当社が保有する開示対象個人情報の開示等の求め(利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用又は提供の停止)を受け付けます。

8.当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。

(注)当社は、「個人情報保護マネジメントシステム−要求事項(JIS Q 15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムの運用を遂行すべく、プライバシーマークの取得申請の準備をしています。

制定:2017 年12 月25 ⽇
改定:2022 年6 月10 ⽇
株式会社フォアライフ・シティ
代表取締役 井上利弘

フォアライフ・グループの個人情報の取り扱いについて

株式会社フォアライフ・シティ(以下、当社という。)がお客さまから取得する個人情報(「個人情報の保護に関する法律」第2条第1項 及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。) 第2条第3項に規定する個人情報をいい、番号法第2条第8項に規定する特定個人情報を含む。)は、この目的に沿って使用するもので、個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重、遵守し、JIS Q 15001 に従い、以下の通り適切かつ安全にお取り扱うとともに個人情報の保護に努めるものとします。

1. 個人情報及び特定個人情報の定義

(1.) 個人情報
「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

(2.) 個人番号
「個人番号(マイナンバー)」とは、番号法第7条第1項⼜は第2項の規定により、住⺠票コードを変換して得られる番号であって、 当該住⺠票コードが記載された住⺠票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

(3.) 特定個人情報
「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

(4.) 特定個人情報等
「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。

(5.) 個人情報データベース等
「個人情報データベースなど」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、 目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

(6.) 個人データ
「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(7.) 本人
「本人」とは、当該個人情報によって識別される、⼜は識別され得る生存する特定の個人をいう。

2. 個人情報の取得

当社は、不動産取引業務及び不動産賃貸・管理業務等の履行のため、お客さま(以下、本人という。)から直接に個人情報を取得する場合には、 本人(本人が未成年者の場合はその保護者⼜は代理人、被後見人の場合はその成年後見人。以下「本人等」という。)に対して、 次に掲げる事項⼜はそれと同等以上の内容の事項を、書面⼜はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得ます。

① 本人の名称、氏名及び連絡先
② 個人情報の利用目的
③ 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加⼜は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止⼜は消去を求める権利

(2.) 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、 前項アないしエに掲げる事項を書面⼜はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得ることとします。

(3.) 前項の定めにかかわらず、当社の業務を遂行するために当該業務等の一部⼜は全部を第三者に委託する必要がある場合には、 次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供させて頂く場合があります。
但し、当社は外国にある第三者への個人情報の提供及び再委託を致しません。
① 社会通念上相当な事業活動を営む者であること
② 個人情報の保護に関し、この規約と同等以上の規約を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること
③ 本人との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること

3. 個人情報の任意性

当社に対しご提供いただく個人情報は、業務上必要な情報であり、ご適用できない場合は、当社との賃貸借契約、お取引や採用、その他のサービスのご提供ができない場合がありますので、予めご了承ください。

4. 個人情報の利用目的

当社が業務上保有する個人情報を以下の目的のために利用します。

● 特定個人情報を除く個人情報は、当社の管理物件並びに区分所有者及び居住者の利益を増進することを目的として当社が行う目的事業及び関連する事業に利用します。 当社が保有する特定個人情報を除く個人情報は、上記の事業に関し、次の利用目的で利用します。尚、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しません。

● お客様のお部屋探しご希望者様及び入居者様の情報(通話録音含む)
(1) お客様のお部屋探しのための希望確認、案内、連絡
(2) 建物賃貸借契約の締結可否のため。
(3) 建物賃貸借契約の締結及び履行のため。
(4) 賃料及びその他の金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため
(5) サービス及び物件の紹介のため。
(6) サービス品質向上のため。
(7) ご意見、ご要望⼜は相談について、確認、回答⼜はその他の対応を行うため。
(8) 賃貸人及び管理会社からの委託に基づく収納代行事務を行うため。
(9) 賃貸借契約の履行及び管理のため。
(10) 賃貸借契約解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
(11) 賃貸保証契約・火災保険契約及び家賃決済の覚書締結、24 時間安心サポート・ライフラインサービス・インターネット接続サービス・引越サービス・リフォーム修理修繕施工に関し、各委託先への情報提供のため。
(12) ケーブルテレビ放送サービス等のサービス提供業者への加入希望者情報提供のため。
(13) 不動産の売買・賃貸仲介・建設等に関する提案のため。

● 不動産の売買及び仲介
(1) 物件査定等の提案資料作成のため。
(2) 売買・媒介契約の締結及び履行のため。
(3) 売主及び買主及び借主に提出する各書面の説明のため。
(4) ご意見、ご要望⼜は相談について、確認、回答⼜はその他の対応を行うため。
(5) 各手数料・売買代金・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
(6) 売買物件管理のため。

● 物件所有者様及び貸主様またはその代理人様の情報
(1) 管理費、修繕積立金、駐車場利用料その他規約規定管理経費の徴収及び会計事務のため。
(2) 物件所有者及び居住者のための広報の配信のため。
(3) 区分所有者及び居住者からの相談・照会・意見・苦情等への対応・記録並びに保管等のため。
(4) 居住者を被保険者とし、当社が団体契約している保険業務に関する管理等のためマスターリース契約の締結及び履行のため。
(5) 借主に提出する重要事項説明のため。
(6) 借主と締結する建物賃貸借契約の説明のため。
(7) その他借主との書面の説明のため。
(8) ご意見、ご要望⼜は相談について、確認、回答⼜はその他の対応を行うため。
(9) 業務委託料・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
(10) マスターリース契約の履行及び管理のため。
(11) マスターリース契約解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
(12) 管理費、修繕積立金、駐車場利用料その他規約規定管理経費の徴収及び会計事務のため。
(13) 物件所有者及び居住者のための広報の配信のため。
(14) 区分所有者及び居住者からの相談・照会・意見・苦情等への対応・記録並びに保管等のため。

● 取引先仲介業者様の情報
(1) 不動産の紹介のため。不動産の売買、仲介、賃貸、管理、工事請負、損害保険等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
(2) 当社が取扱う各種商品に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
(3) 当社の商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング(アンケートのお願い等)活動。顧客動向分析または商品開発等の調査分析のため。

● 採用募集に対する応募者様の情報
(1) 採用活動(書類審査、面接、評価、応募者様への連絡等)のため。

● 従業者情報
(1) 雇用管理のため。
(2) 給与支払のため。
(3) 福利厚生のため。

● 特定個人情報(マイナンバー)
(1) 会社の従業員に係る個人番号関係事務
① 雇用保険届出事務※
② 健康保険・厚生年金保険届出事務※
③ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

(2) 外部関係者(従業員の被扶養者を含む。)に係る個人番号関係事務
① 報酬・料金等の支払調書作成事務
② 配当、剰途金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③ 国⺠年金第3 号被保険者届出事務
④ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑤ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

(3) 関係会社との委託契約に基づく個人番号関係事務
① 関係会社従業員の雇用保険届出事務※
② 関係会社従業員の健康保険・厚生年金保届出事務※
③ 関係会社従業員の労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④ 関係会社従業員の賃金計算事務等
⑤ 外部関係者の(2).①〜⑤に関わる事務
上記(1)〜(3)に付随して行う事務(特定個人情報取扱事務を含む。)
※(1),①②,(2),①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む

● 各種情報共通
(1) 業務上の連絡、書類等の送付、お問い合わせ、ご相談への対応のため。
(2) 当社会社案内の送付、新サービス、新事業のご案内など会社情報提供のため。
(3) 個人情報の開示、訂正、変更、削除、利用停止、第三者提供の停止等を求められた際の対応のため。

5.個人情報の利用の拒否及び第三者提供
当社がすでに保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用⼜は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じます。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではありません。
(1.) 法令の規定による場合
(2.) 個人の生命、身体⼜は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(3.) 当社が有する債権等の請求権を行使するために必要な場合
(4.) 物件及び区分所有者の共同の利益に反する行為の差止め請求等に必要な場合

6. 個人情報の共同利用
取得した個人情報は、フォアライフ・グループとしての総合的なサービスを提供する為に「個人情報の利用目的」に記載した利用目的の範囲内において、当社関係会社間で共同利用することがあります。(ただし、個人番号の共同利用はいたしません。個人番号は当社関係会社間で締結する委託契約に基づき利用目的の範囲内で取扱います。)

(1) 共同して利用される個人情報の項目
氏名、連絡先(住所、電話番号、FAX 番号、メールアドレス、会社名、所属等)、お申込み・ご契約の履歴、メンテナンス(修理・修繕・入金状況等)履歴、お問合わせやご依頼・ご要望内容等
(2) 共同利用を行う当社関係会社
株式会社フォアライフ・タウン
株式会社フォアライフ・ソリューションズ
(3) 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称
株式会社 フォアライフ・シティ 代表取締役 井上 利弘
株式会社 フォアライフ・タウン 代表取締役 ⻑野 哲郎
株式会社 フォアライフ・ソリューションズ 代表取締役 須藤 聡
個人情報の管理についての責任は株式会社フォアライフ・シティが有します。

7.個人情報の開示等の申し出先及び手続きについて
本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じます。 また、開示の結果、誤った情報があり、訂正⼜は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、 訂正⼜は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行います。

(1) ご請求できる内容
保有個人データの開示
保有個人データの利用目的の通知
保有個人データの訂正(変更・追加)
保有個人データの削除
保有個人データの利用停止⼜は第三者への提供停止
保有個人データの第三者への提供記録

(2) 本人確認に必要な書類
① 開示等の請求用紙に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一のものが記載されている運転免許証(裏表両面)、パスポート(身分証明のページ)、国⺠健康保険の被保険者証、住⺠票記載事項証明書(本籍地の記載がないもの)いずれかの写し1通。※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。尚、開示請求用紙は、以下よりダウンロードできます。



● 手数料
開示対象個人情報の開示及び開示対象個人情報の利用目的の通知にあたり、手数料1,000 円(税別)が必要となります。切手等にて郵送ください。お振込みをご希望の場合は振込口座をご案内します。(振り込み手数料はお客様のご負担とさせていただきます。)郵便到着⼜は着金確認後、回答書にてご回答させていただきます。

● 代理人による開示等のご請求
代理人様による開示請求の委任をされる方は,(2)の①に記載された書類に加えて、代理人様本人であることを確認するための書類(コピー)をご同封ください。

● 書類の送付先
お手紙による場合
〒150-0013 東京都渋谷区恵比寿4-1-18 恵比寿ネオナート4F
株式会社 フォアライフ・シティ
社長室 個人情報保護管理者 宛

個人情報に関するお問い合わせ先
当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せについては、下記までお申し出ください。
お電話による場合 株式会社フォアライフ・シティ
社長室 個人情報保護管理者 宛
03-3448-9555

メールによる場合 株式会社 フォアライフ・シティ
社長室 個人情報保護管理者 宛
privacy@4-life.co.jp

ご来社について直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承頂きますよう、お願い申しあげます。

8. 個人情報等の消去・廃棄
当社は保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄致します。

9. 当社の管理体制
(1.) すべての個人情報は、不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、 改ざん及び漏えい等が発生しないように適正に管理し、必要な予防・是正等適切な安全管理措置を講じます。
(2.) 個人情報をもとに、利用目的内の業務を外部に委託する場合は、その業者と秘密保持契約書を締結するとともに、 適正な管理が行われるよう管理・監督します。
(3.) 個人情報の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合せは、随時受付け、適切に対応します。 また、当社は個人情報の取扱いに関する苦情を受け付ける窓口を設け、苦情を受け付けた場合には、適切かつ速やかに対応いたします。

当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談につきましては、下記までお申し出ください。
お電話又はメールによる場合:
株式会社フォアライフ・シティ
社⻑室 個人情報保護管理者 宛
03-3448-9555
info@4-life.co.jp

10. 法令遵守のための取組みの維持と継続
(1.) 当社は、個人情報保護に関する法令及びその他の規則に則った業務運営に努めて参ります。
(2.) 当社が保有する個人情報を保護するための方針や体制等については、 当社の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、IT環境の変化等に応じて、継続的に見直し、改善します。

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